Förbered upphandlingen noggrant
För att du ska ha de bästa förutsättningarna för en lyckad upphandling är det viktigt att du är noga med förarbetet. Det ger leverantörerna bättre förutsättningar att lämna bra offerter. Du slipper då överraskningar och ökade kostnader som du inte planerat för.
Nedan följer våra tips på vad du kan göra för att förbereda dig:
- Bjud in offertgivarna till en visning av era lokaler, så att de får en uppfattning om lokaler, ytor och så vidare.
- Du behöver ta reda på och ange hur stor är totalytan som ska städas är.
- Beskriv fördelningen av golvmaterial mellan t ex textilgolv, trägolv, plastgolv eller stengolv.
- Uppge hur många anställda som arbetar i lokalerna dagligen.
- Du behöver uppskatta hur många besökare som rör sig i lokalerna varje dag.
- Om du har tillgång till ritningar över lokalerna så bifoga dessa i ditt underlag.
- Har du önskemål om frekvens, funktion, behovsanpassning eller tider för utförande? Försök i så fall formulera detta så tydligt som möjligt.
Det är smidigare för dig att hitta en bra leverantör och bli riktigt nöjd om du är noga med förberedelserna. Som leverantör är det inte så lätt att lämna en offert utan att veta ovan detaljer, då är risken att det blir mer generella antaganden och att prisförslaget sedan inte stämmer med verkligheten.
Ifrågasätt för låga priser vid nästa upphandling
Får du en offert vid nästa upphandling där priset verkar väldigt lågt, då kan det vara väl värt att du tar dig en extra funderare.
Fundera på hur du agerar i andra situationer när du köper saker. Är kvaliteten eller priset avgörande? Nedan faktorer är viktiga för dig att fundera över om priset verkar för lågt:
- Tänk på när du senast gjorde ett medvetet val för att påverka en situation till det bättre i ett köp. Brukar du välja ekologisk mat? Fairtrade odlade grönsaker? Rättvisemärkt kaffe? Frigående kyckling? Så varför då köpa den billigaste städningen som marknaden kan uppbringa där människor far illa bakom kulisserna?
- Almega har satt ihop ett informationsdokument som behandlar ämnet och visar vad arbetskraftskostnaden per timme utifrån gällande kollektivavtal är samt utifrån kända fasta kostnader i branschen räknat fram vad en städtimme borde kosta 2020. Denna dokumentation är till för att belysa kostnaden för en städtimme, som ju är en viktig faktor för det slutliga priset. Läs mer här.
- Det är människor som ska utföra tjänsterna i dina lokaler, säkerställ att de har goda arbetsvillkor i din upphandling.
Nu hoppas vi att du har lite mer kött på benen nästa gång du ska upphandla tjänster inom Facility Management. Vi hjälper dig gärna med fler tips och idéer om vad du bör tänka på.
Vi på Solution of Quality har lång erfarenhet av allt från daglig städning till löpande underhåll och större insatser inom fastighetsskötsel. För att vi ska kunna hjälpa dig på bästa sätt behöver vi veta mer om dina förutsättningar. Vi träffar dig gärna för ett digitalt möte inför din nästa upphandling och diskuterar hur vi kan hjälpa dig.